Советы по использованию печатей

Если вы решили открыть собственное дело, то самое время подумать о секретах документооборота. Для начала вам понадобятся оригинальные бланки и формы, а также печать организации. Современное изготовление печатей начинается с выбора формы. Как правило, это круглые, овальные, квадратные и прямоугольные штампы. Реже попадаются треугольные и многоугольные изделия. Обзавестись печатью может каждый индивидуальный предприниматель.

Отличаем мокрую печать от классического штампа

Традиционная мокрая печать используется для закрепления договоров, указов, назначений и прочей нормативной документации. Обратите внимание, что круглая печать имеет больше юридической силы, чем прямоугольный штамп. С чем это связано? Есть несколько причин:

  • официальная форма печати для ИП и юридических лиц утверждена в ГОСТе;
  • благодаря нескольким уровням защиты и специальным чернилам мокрую печать очень трудно подделать;
  • в отличие от штампа, на печати фиксируется не только название компании и ФИО владельца, но и уникальный номер организации (ее ИНН).

На классических квадратных штампах отображается текущая дата, инициалы человека, который оформляет документ, и его название. Она крайне необходима для заполнения особых бланков и государственных форм. Индивидуальные предприниматели используют ее достаточно редко, заверяя свои решения круглой печатью.

В некоторых случаях прямоугольные оттиски используют для оптимизации работы. С их помощью отмечают повторяющиеся данные, в результате чего сокращается время на обработку документации. Правда, такой вид печати не имеет юридической силы.

Любой инструмент имеет особый срок эксплуатации. Со временем круглые печати (особенно на резиновой основе) приходят в негодность. В государственных учреждениях поврежденные изделия фиксируют в особом реестре и отдают на утилизацию или обновление.

Частные предприниматели распоряжаются печатями самостоятельно, вследствие чего увеличивается риск подделок и фальсификации документов. Поэтому всегда контролируйте место нахождения вашей печати.